KoGu-Applikation für die Rettung St.Gallen

Ergebnis: 92% Arbeitszeitersparnis dank der Webapplikation zur automatisierten Debitoren-Verarbeitung, Formularerstellung und Amtsstellen-Zuweisung.

Offene Forderungen mit hohem Arbeitsaufwand

Die Rettung St.Gallen trägt den kantonalen Auftrag für Notfalltransporte im Kanton St.Gallen. Krankheitsbedingte Einsätze sind in der Schweiz nicht vollumfänglich über die obligatorische Krankenversicherung gedeckt – was bedeutet, dass Forderungen für Einsatzfahrten leider teilweise offen bleiben. Die offenen Forderungen können ausf Basis des Sozialversicherungsgesetes der Schweiz geltend gemacht werden.

Die Grundlage für diesen Prozess liefert die Finanzabteilung wöchentlich: eine Liste offener Debitoren. Diese musste manuell mit den Einsatzdaten abgeglichen werden, um vollständige Patienteninformationen zu erhalten – und mit einer weiteren Matching-Tabelle, die jede Wohnsitz-Postleitzahl die zuständige Amtsstelle zuweist. Anschliessend war für jeden einzelnen Debitor ein individuelles E-Mail zu verfassen, das entsprechende Formular auszufüllen und zu versenden. Der Aufwand belief sich auf mehr als 6 Stunden pro Woche – Zeit, die für operative Aufgaben fehlte.

Eine Applikation, die drei Prozesse in einem Durchlauf erledigt

Die KoGu-Applikation übernimmt den gesamten Abgleich der Kostengutsprache automatisch: Die wöchentliche Debitoren-Liste wird eingelesen, mit den Einsatzdaten verknüpft und anhand der Postleitzahl der richtigen Amtsstelle zugewiesen. Das Ergebnis ist eine strukturierte Excel-Liste, in der die Zuständigkeiten farblich hervorgehoben sind – auf einen Blick ersichtlich, ohne weiteres Nachschlagen.

Für jeden Debitor erstellt die Applikation ausserdem den vollständigen E-Mail-Text sowie das ausgefüllte Meldeformular. Der E-Mail-Versand selbst erfolgt weiterhin manuell – doch der Gesamtaufwand für den gesamten wöchentlichen Durchlauf liegt nun unter 30 Minuten. Die Zeitersparnis steht unmittelbar für andere Aufgabenbereiche zur Verfügung.

Das Tool deckt zudem eine zweite Prozessphase ab: Liegt für einen Debitor ein Verlustschein vor, muss dieser der zuständigen Amtsstelle zugestellt werden, damit die Ausgleichszahlung an die Rettung St.Gallen ausgelöst werden kann. Auch dafür wird ein spezifisches Anschreiben benötigt – mit sämtlichen Amts- und relevanten Patientendaten. Die Applikation füllt dieses Schreiben vollständig aus und stellt es als Word-Dokument bereit. Diese nachgelagerte und individuelle Phase läuft damit gleich effizient wie die wöchentliche Verarbeitung ab.

Datenschutz ohne Datenbank

Notfalleinsatz-Daten sind sensibel. Datenschutz war daher keine nachgelagerte Anforderung, sondern ein zentrales Gestaltungsprinzip. Die Applikation verarbeitet alle Daten ausschliesslich im Browser. Es gibt keinen Server-seitigen Speicher, keine Datenbank. Mit dem Schliessen des Browser-Fensters werden alle Daten des Bearbeitungslaufs vollständig gelöscht. Dieses Konzept stellt sicher, dass keine Patientendaten unkontrolliert gespeichert oder übermittelt werden – und erleichtert gleichzeitig die Datenschutz-Compliance erheblich.

Weniger Aufwand, keine verpassten Meldungen mehr

Der Produktivitätsgewinn ist messbar: Was früher einen Grossteil eines Arbeitstages beanspruchte, ist heute in unter einer halben Stunde erledigt. Entscheidender als die Zeitersparnis ist jedoch die Zuverlässigkeit. Jede offene Forderung wird erfasst, zugewiesen und gemeldet – vollständig und wöchentlich. Damit reduziert die KoGu-Applikation das Risiko von Zahlungsausfällen bei der Rettung St.Gallen spürbar und nachhaltig.